Utilizando a Gamificação para organizar e padronizar o fluxo de documentos da empresa

Introdução


A Gamificação, recurso cada vez mais utilizado em diversos segmentos, utiliza-se de mecanismos e dinâmicas de jogos para engajamento e motivação dos clientes e colaboradores. Empresas de sucesso utilizam a dinâmica para atender diversos propósitos como marketing, cultura organizacional, gerenciamento de projetos, recrutamento ou até mesmo para cuidar da saúde dos funcionários. Para tal, são oferecidas recompensas aos participantes ou a equipe que executar tarefas pré-determinadas.


O Cliente


O cliente nesse caso era a própria Zago. Ao criar a plataforma IVUUP, onde todos os dados e documentos de todos os projetos são armazenados e trabalhados por meio da metodologia ágil, sentiu-se a necessidade de uma organização e consequente padronização das informações armazenadas em cada um dos projetos desenvolvidos pela empresa, afim de facilitar a busca e o entendimento de diferentes projetos vigentes na empresa.


O Desafio


O primeiro desafio era a quantidade de projetos e células com objetivos diferentes existentes na empresa e como padronizá-los de modo que existisse uma estrutura base comum. Várias solicitações de padronização de algumas informações já haviam sido solicitadas, mas sem sucesso.


A Solução


A solução encontrada foi utilizar da gamificação para engajar as equipes e assim, alcançar a padronização do fluxo de documentos e armazenamento de dados na empresa na plataforma digital.

O game foi desenvolvido em 3 etapas, durante um semestre. As primeiras etapas foram pautadas no mapeamento das estruturas de cada projeto (workspaces). Posteriormente, após a avaliação das estruturas, a célula responsável pela gamificação propôs um modelo padrão embasado nas sugestões recebidas de cada time participante. A última etapa consistiu na apresentação do modelo final e a tarefa de adequação de todos os times a estrutura geral.

Entre uma etapa e outra, eram lançadas tarefas pirata, de menor porte, para aumentar ainda mais o engajamento das equipes.




UAU Zago


A premiação foi feita de duas formas. Acúmulo de zagoletas (moeda interna da Zago), medida por pontos e trocada por produtos ou serviços e, ainda, a premiação final, cuja pontuação é dada através da somatória das médias dos pontos em todas as etapas do game, onde a equipe vencedora receberia passagens aéreas para cada integrante do time.


Resultados


O resultado foi surpreendente. Nas etapas as tarefas apresentavam vários critérios de avaliação, dentre eles a criatividade. Uma verdadeira explosão de talentos. As apresentações animaram e surpreenderam a todos. O engajamento foi enorme.


Novo modelo geral de tabela para medição dos projetos, padronizada após o game.

Conclusão


Os objetivos foram amplamente atingidos, os times, movidos pela vontade de alcançar o prêmio final, mostraram durante a execução, todo seu talento. Foram entregues vídeos, gráficos, tabelas, designers de imagens incríveis. Sendo assim, além de atingir a meta da padronização dos workspaces, visto que todos os membros das equipes se envolveram na execução das atividades propostas refletindo numa troca importantíssima de conhecimentos onde um pode aprender mais com o outro alinhando não só o espaço virtual mas também as pessoas que trabalham juntas em prol do mesmo projeto.